ゲストからの問い合わせを減らすメールテンプレート回答集

Photo by kate hiscock

ゲストからお問い合わせが多すぎてとても忙しくなっている方はいらっしゃいませんか?

予約問い合わせが増えているのであれば良い傾向ですが、すでに予約済みのゲストからの問い合わせが多い場合は、ゲストに対して十分に情報が伝わっていない可能性が高いです。

正しく必要な情報だけに絞ってゲストに情報を伝えることで、予約済みゲストからの問い合わせを極限まで減らすことが可能です。

今回は、特別に、問い合わせ数を極限まで減らす、予約済みゲストへのメールテンプレートをご紹介します。

ゲストからのお問い合わせの内容は、そのほとんどが似たような質問ばかりです。

特に予約済みのゲストが気になる点は以下の点です。これらの質問事項を事前にメールで送るだけでゲストからの問い合わせ件数を減らすことが可能です。

・物件の住所(英語,日本語)
・空港から物件へのアクセス(行き方と所要時間)
・チェックイン時間&チェックアウト時間
・チェックインの方法(ナンバーロックの解除方法)
・物件周辺のおすすめスポット
・Airbnb message以外の連絡方法

 

ゲストは何も見ていないと考える

皆さんのAirbnbのリスティング紹介文には、たくさんのおすすめポイントを記載して、写真もわかりやすくたくさんあげているかもしれません。

そして予約したゲストにはAirbnbから予約完了の連絡が行きます。そのリンクを辿れば、物件の住所や鍵の在り処、Wi-Fiのパスワードを知ることができるようになっているかもしれません。

しかし、ゲストはそのほとんどを見ていないと考えていないと考えておいたほうがよいです。

実際に、管理物件では、部屋の詳細の写真、部屋についての詳細の説明文を載せています。それでもゲストから来る質問は、Airbnbのリスティング紹介文に書いてあることばかり。

トップ写真にセパレートのベッド二つを載せていても、ゲストからベッドは2つですか?といった質問が来ることも。

以上のことからも、ゲストはAirbnbのリスティングの紹介文は何も見ていないとう前提で考えたほうが早いのです。

そこで、予約済みのゲストに初めてお送りするメールがとても重要な意味を持っていきます。

ここで手を抜くと、その後、大量の問い合わせがゲストから寄せられ、多大なリソースを奪われてしまいますからとても重要です。

しかし、過去Airbnbを利用して宿泊してきた経験からすると、ホストからの初回メールはかなりシンプルであることが多いです。

正直これでは問い合わせが無駄な対応に時間をかけている可能性が高いといえます。

 

問い合わせを減らす初回メールを大公開

Airstairでは、ゲストからの問い合わせが多いものを中心にまとめたメールテンプレート回答集(日本語/英語)を販売しています。

ゲストからの質問が来た場合は、こちらのメールテンプレート回答集の中から該当の回答方法をコピーアンドペーストしてAirbnbのmessageに貼り付けてとても簡単に回答ができるようになります。

こちらに収録されている回答集はすべて過去のAIrbnb運用経験から導き出した問い合わせの多い30個に厳選した回答です。

こちらでほとんどのゲストからの問い合わせに回答することが可能です。

そのAirstairの「メールテンプレート」の中の一つ解答例を無料公開します。

 

#住所や所要時間はサンプルです。
ご自身の物件のものに変更をお願いします。

○○○さん

私たちのお部屋を選んでくださりありがとうございます。
XXXです。普段はスタートアップ企業で働いています。

<物件>
住所:東京都港区西麻布XX-XX-XX マンションXXX号室
東京駅から徒歩5分です。

<チェックイン&アウト>
Check-in:午後3時
Check-out:午前11時

1Fの郵便ポスト201に部屋の鍵が入っています。
XXXを入力して時計回りに回すと扉が開きます。

<おすすめのレストラン>
– 六本木ヒルズ http://www.roppongihills.com.e.nt.hp.transer.com/
– つるとんたん六本木 http://www.tsurutontan.co.jp/

<アクセス>
成田空港から(電車)
京成成田空港線アクセス特急(羽田空港行き)で70分
日本橋駅下車 徒歩5分

羽田空港から(電車)
京急空港線エアポート快特(成田空港行き)で40分
日本橋駅下車 徒歩5分

<ご連絡方法>
Email:XXXXX@XXXXXX
Phone:XXX-XXX-XXX
Line:XXXX
Whatsup:XXXX
Wechat:XXXX

その他ご質問がございましたらご自由にお問合せ下さい。
よろしくお願いします。


 

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Airbnbは訪日外国人を対象するため「英語対応」が必須です。

しかし、英語を聞くことはできてもライティングができない、英語がそもそも話せないといった方々が多いと思います。

そこで今回、英語があまりできない方々でもコピー&ペーストだけでAirbnbで英語でゲスト対応ができるようになる

Airbnb 頻出英語メールテンプレート雛型 60文例集」の販売をすることにいたしました。

なおこちらのすべての収録文例サンプルを翻訳サービスなどで英語翻訳した場合、数万円の費用が発生しますが、こちらがたったの「2,980円」でご購入いただけます。